Backoffice Assistenz | Büroservice | virtuelles Büro

Sie wollen sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und die zeitaufwendigen Backoffice Aufgaben delegieren? Dann ist der Virtuelle Backoffice Service von CLAMOFFICE die perfekte Lösung für Sie! Unsere Backoffice Assistenz steht Ihnen bei einer Vielzahl von Aufgaben zur Seite, damit Sie sich auf das Wesentliche fokussieren können. Ob Büroservice, Sekretariatsservice, Unterstützung im Kunden- und Mitarbeitermanagement oder Rechnungswesen - wir bieten Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Bedürfnisse. Auch Übersetzungen, Datenmanagement, Auftragsmanagement, E-Commerce, Rückrufservice und Expertenrecherche gehören zu unserem breiten Leistungsspektrum. Vertrauen Sie auf unsere Expertise und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Backoffice Aufgaben bewältigen.

Ihr VPA nimmt Ihnen zeitaufwendige Aufgaben ab und unterstützt Sie bei diversen Tätigkeiten wie beispielsweise Onlineshopping, Vergleichsrecherchen, Angebotserstellung und Projektdokumentation. Auch die Dokumentation von Arbeitsstunden und ähnliche Aufgaben können von Ihrem VPA übernommen werden. So können Sie sich auf die wichtigen Aspekte Ihres Unternehmens konzentrieren, während Ihr VPA für eine reibungslose und effiziente Bearbeitung der Aufgaben sorgt. Zu den Aufgaben, die von unserem VPA-Service übernommen werden können, gehören unter anderem:

Onlineshopping und Preisvergleiche
Recherche und Zusammenstellung von Informationen
Erstellung von Angeboten und Kostenvoranschlägen
Termin- und Kalenderverwaltung
Organisation von Reisen und Meetings
Verwaltung von E-Mails und Posteingängen
Dokumentation von Arbeitsstunden und Arbeitsprozessen
Pflege von Daten und Aufzeichnungen
Unterstützung bei der Buchhaltung und Rechnungsstellung
Verwaltung von Social-Media-Accounts und Online-Präsenzen.

Unsere VPAs bieten Ihnen eine zuverlässige Unterstützung beim Datenmanagement. Hierzu zählt sowohl die Datenrecherche als auch die Datenpflege für diverse Anwendungen wie Dokumente, Datenbanken, Online-Shops, Blogs, Intranet oder Webseiten. Dabei reagiert unser VPA-Service flexibel auf jede Anforderung oder Arbeitsbelastung im Datenmanagement und gewährleistet somit ein reibungsloses sowie konsistentes Informationsmanagement. Unser VPA-Service kann Ihnen bei verschiedenen Aufgaben im Datenmanagement unterstützen, wie zum Beispiel:

Datenerfassung und -recherche
Datenvalidierung und -bereinigung
Datenanalyse und -aufbereitung
Datenmigration und -integration
Datenbank-Verwaltung und -Optimierung
Inhaltsmanagement für Webseiten und Social-Media-Kanäle
Content-Erstellung und -Bearbeitung für Blogs und Online-Shops
Archivierung und Dokumentation von Daten
Sicherung und Wiederherstellung von Daten
Überwachung von Datenbeständen und -qualität

Unser virtueller Backofficeservice bietet Ihnen umfangreiche Unterstützung im Bereich Kundenmanagement und Kundenservice. Von der allgemeinen Administration bis hin zum Support von Nutzern und der Durchführung von Daten-Qualitätssicherungs-Projekten – unser VPA-Service erledigt alle Aufgaben professionell und zuverlässig für Sie. Wir helfen Ihnen bei der Recherche, Validierung und Pflege von Daten sowie bei spezifischen Projekten zur Qualitätssicherung. So können Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren und sicher sein, dass Ihr Kundenservice und Kundenmanagement in guten Händen sind. Unser VPA-Service kann Ihnen bei verschiedenen Aufgaben im Bereich Kundenmanagement und Kundenservice unterstützen, wie zum Beispiel:

Verwaltung von Kundendaten und -informationen
Pflege von Kundenbeziehungen und -kontakten
Beantwortung von Kundenanfragen und -beschwerden
Durchführung von Kundenzufriedenheitsumfragen
Erstellung von Kundenprofilen und -analysen
Identifikation und Beseitigung von Datenfehlern und -dubletten
Aktualisierung von Adresslisten und Kontaktdaten
Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Marketingkampagnen
Organisation von Schulungen und Trainings für Kunden
Durchführung von Qualitätskontrollen und Qualitätsverbesserungsprojekten im Kundenservicebereich.

Unser Backofficeservice unterstützt Sie bei sämtlichen Prozessen des Auftrags- und Angebotsmanagements. Wir stehen Ihnen bei der Erstellung von Angeboten und Aufträgen zur Seite und sorgen für eine zuverlässige und professionelle Auftragsbearbeitung und -kontrolle. Dank unserer virtuellen Teams können wir flexibel auf jede Auftragslage reagieren und eine reibungslose Abwicklung gewährleisten. Unser VPA-Service kann Ihnen bei verschiedenen Aufgaben im Auftragsmanagement unterstützen, wie zum Beispiel:

Unser virtueller Backofficeservice bietet umfassende Unterstützung für Ihr Personalmanagement in verschiedenen Prozessen. Unsere VPAs unterstützen Sie bei der Suche, Ansprache und Auswahl von passenden Kandidaten für Ihre offenen Stellen und vereinbaren Termine für Interviews. Wir schreiben und veröffentlichen Stellenausschreibungen und unterstützen Sie beim Vertragsmanagement, um sicherzustellen, dass alle relevanten Unterlagen und Verträge auf dem neuesten Stand sind. Unser VPA-Service kann Ihnen bei verschiedenen Aufgaben im Personalmanagement und bei der Personalaktenführung unterstützen, wie zum Beispiel:

Pflege und Aktualisierung von Personalakten
Erstellung von Stellenausschreibungen, Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen
Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen
Durchführung von Mitarbeiterbefragungen und Mitarbeiterumfragen
Organisation von Schulungen und Trainings
Planung von Mitarbeitergesprächen und Mitarbeiterbewertungen
Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterabrechnungsprozessen
Überwachung von Arbeitszeitregelungen und Arbeitszeitrichtlinien

Wenn Sie an einem größeren Projekt arbeiten und mehrere Assistenten benötigen, können wir Ihnen unseren Virtuellen Team Service empfehlen. Hierbei bieten wir Ihnen auch Teammanagement- und Projektsteuerungsassistenz als Zusatzleistung an. Wir stellen die Assistenten nach Ihren Vorgaben ein und schulen sie entsprechend. Falls gewünscht, können wir das Team dann an einen unserer Projektassistenten übergeben. Bitte beachten Sie, dass eine Vorlaufzeit von etwa 3-4 Wochen für die Rekrutierung einzuplanen ist.

Unser virtueller Backofficeservice unterstützt Sie im Bereich E-Commerce bei Prozessen wie der Datenrecherche und -pflege, der Auftragsbearbeitung sowie im Kontaktmanagement und Reklamationsmanagement. Unsere VPAs sind technisch versiert und verfügen über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, um Ihnen professionelle Unterstützung bei allen Fragen rund um Ihr Online Business zu bieten. Unser VPAs können Ihnen bei verschiedenen Aufgaben im E-Commerce unterstützen, wie zum Beispiel:

Datenrecherche und -pflege für Produkte und Kunden
Überprüfung und Aktualisierung von Produktbeschreibungen und Preisen auf Ihrer Website oder Online-Shop-Plattform
Auftragsabwicklung und -verfolgung, einschließlich Bestellannahme, Bestellbestätigung und Versandabwicklung
Kundensupport und Reklamationsmanagement, einschließlich Bearbeitung von Anfragen, Rücksendungen und Beschwerden
E-Mail-Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten
Erstellung von Angeboten und Rechnungen für Ihre Kunden
Analyse von Verkaufs- und Kundenstatistiken, um die Performance Ihres Online-Business zu verbessern
Social-Media-Management und Pflege Ihrer Online-Präsenz auf verschiedenen Plattformen.

Unser virtueller Backofficeservice bietet Ihnen umfassende Unterstützung bei der Buchhaltung, einschließlich des Belegmanagements und anderer vorbereitender Buchhaltungsaufgaben. Unsere VPAs unterstützen Sie bei der Zuordnung und Vorkontierung von Vorgängen sowie beim Abgleich von Zahlungen und anderen Finanzbuchhaltungsprozesse. So können Sie sicher sein, dass Ihre Buchhaltung effizient und präzise durchgeführt wird. Einige Beispiele für Aufgaben, bei denen unser VPA-Service Sie unterstützen kann, sind:

Flexibler Dienst: Ihr Assistent prüft einmal am Tag zu einer flexiblen Uhrzeit alle Nachrichten und ruft Ihre Kunden zurück. Zudem werden die Gesprächsinformationen dokumentiert.
Fester Dienst: Sie legen bis zu drei feste Dienstzeiten pro Tag fest. Feste Dienstzeiten müssen mindestens eine Stunde umfassen und sind bis zu zwei Wochen vor dem Datum stornierbar. In dieser Zeit steht Ihnen Ihr Assistent für Rückanrufe und weitere Tätigkeiten zur Verfügung.
Vollzeit-Dienst: Sie erhalten ein festes Assistententeam, das sich in der Zeit von 8 bis 18 Uhr für Ihre Kundenanrufe bereithält und laufend prüft, ob Anrufe oder Nachrichten eingegangen sind. Das Team führt die Rückrufe durch und hält die Gesprächsinformationen fest. Bitte beachten Sie, dass die Zusammenstellung des Rückrufservice-Teams erfahrungsgemäß 4-6 Wochen benötigt. Gerne erstellen wir Ihnen auf Wunsch ein individuelles Angebot inklusive Teammanagement und Projektassistenz.

Unser Übersetzungsservice bietet Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Anforderungen. Wir decken eine breite Palette von Sprachen und Fachgebieten ab und bieten verschiedene Qualitätsstufen für unsere Übersetzungen an. Unser Service ist schnell und flexibel, um Ihre Anforderungen jederzeit zu erfüllen. Unsere VPAs sind erfahren und professionell und können Ihnen bei verschiedenen Aufgaben im Bereich der sprachlichen Unterstützung und Übersetzungen helfen, wie zum Beispiel:

Sie sind auf der Suche nach einem professionellen und erfahrenen Experten, der Ihre Aufgaben effizient und eigenständig erledigen kann und Sie zugleich inhaltlich bei der Umsetzung unterstützt? Unser VPA-Service kann Ihnen dabei helfen, indem er eine umfassende Recherche auf den führenden Freelancer-Plattformen durchführt, um geeignete Experten für Ihre Aufgaben zu finden. Ihr VPA stellt Ihnen dann passende Expertenprofile zur Verfügung und kann auf Wunsch auch Angebote der Experten einholen.